Как правильно хранить административные документы?

Без надлежащего хранения не всегда легко найти административные документы. Действительно, как найти чек 2001 года, если он сложен в коробке с другими документами? Чтобы не тратить время на копание в нескольких коробках в поисках документа, вот несколько советов по хранению.

Как долго нужно хранить документы?

Эти административные документы важно сохранить , но у них также есть срок годности. Таким образом, по прошествии определенного периода времени больше нет необходимости хранить определенные документы, такие как счета-фактуры и декларации всех видов. Вот краткое изложение периодов, в течение которых рекомендуется хранить разные типы бумаги:

1 год: телефон, интернет, счета за переезд или подтверждение оплаты PV.
2 года: справки о семейных пособиях, гонорары врача, письма о расторжении контракта, документы социального и взаимного страхования, а также кредитные документы.
3 года: уведомления о аудиовизуальных лицензиях и налоговые декларации.
5 лет: счета за воду и электричество, квитанции об аренде и арендной плате, счета за газ, справки об уплате налогов, договор аренды и подтверждение оплаты алиментных платежей.
10 лет: банковские выписки, платежные ведомости, ипотечные ссуды, договоры страхования жизни после даты смерти и т. Д.
30 лет: счета за ремонт автомобилей, строительные счета, больничные счета и гражданские долговые расписки.
Пожизненный: брачный контракт, семейная книжка, военная книжка, дипломы, завещания, права собственности, пожертвования, медицинская карта, справка о вакцинации, медицинские записи, расчетные листы, свидетельства об усыновлении, трудовые договоры ...

Лучший способ создать опрятный дом - свести к минимуму . Нет необходимости хранить все полученные письма и бумаги. Таким образом, необходимо немедленно выбросить ненужные бумаги.

Хранение повседневных документов

Чтобы привести в порядок, вы должны различать повседневные документы и другие файлы. Текущие документы - это те, к которым часто обращаются, и поэтому они должны находиться в легкодоступном месте. Документы, с которыми редко обращаются, можно хранить в коробках или наверху полки. Вот несколько типов хранилищ для разных типов бумаги:

Рубашки разных цветов

Цвета используются, чтобы отличать документы друг от друга. В каждой папке вы также должны использовать карманы для классификации бумаг: один для налогов, один для документов EDF, другой для счетов за воду и т. Д.

Рубашки со складками

Папки со складками удобны для хранения объемных документов. Таким образом, папка позволяет классифицировать различные документы, относящиеся к одному предмету (пример: все документы, касающиеся строительства дома).

Папки-кольца

Они удобны для простого просмотра документов, не отсоединяя их от хранилища. Кроме того, документы можно разделить разделителями, чтобы их было легче найти. На разделителях также могут отображаться индикаторы для облегчения поиска. Их можно расположить в алфавитном порядке, по дате ...

Мебель с ящиками

Если хранимых бумаг много, лучше выбрать шкаф для хранения документов. В последнем есть ящики, в которых различные документы подвешены на решетках и легко доступны.

Уберите административные документы

Конечно, использование подходящего хранилища облегчает классификацию файлов, но также важно знать, как организовать документы по их типу. Вот пример классификации для облегчения исследования:

Семейное дело: содержит все документы, касающиеся семьи, такие как свидетельство о браке, документы, удостоверяющие личность, паспорта, свидетельства о рождении и т. Д.
Досье об образовании: свидетельство об образовании, документы о дневном уходе и т. Д.
Налоговый файл: декларации о доходах, жилищные налоги и т. Д.
Карта здоровья: медицинские карты, рецепты, медицинские осмотры (радио, сканер, ультразвук и т. Д.) ...
Файл-фактура: услуги (вода, газ, электричество, телефон, Интернет и т. Д.), Счета-фактуры на товары и работы и т. Д.
Страховой файл: договоры страхования автомобилей и жилья, страхование жизни, претензии, сертификаты подлинности ...
Профессиональное досье: трудовой договор, расчетные ведомости, заявление, резюме, дипломы ...
Жилищное дело: договор аренды, квитанция об аренде, письма собственнику / арендатору ...
Банковское дело: выписки по счету, договор, платежное поручение ...

Архивирование административных документов

В идеале некоторые документы следует архивировать не реже одного раза в год . Архивные файлы аккуратно упорядочены в ящиках по дате или в алфавитном порядке и по темам. Опять же, лучше использовать один цвет для каждой темы. Вот подробный пример хранилища:

Розовая рубашка для счетов, желтая для финансов, синяя для страховки ...
Сортировка по порядку: в алфавитном порядке от А до Я или по дате (по месяцу, затем по году). Это позволяет легко отличить новые документы от старых.

Самым важным является выполнение плавной схемы, которая позволяет легко найти счет за воду, например, за январь прошлого года. Если документы по-прежнему трудно найти, несмотря на то, что они аккуратны, необходимо пересмотреть свои методы хранения.

Другие советы по наведению порядка в административных документах

Чем меньше бумаги, тем проще хранить ее подальше. Помимо сортировки и удаления устаревших документов, также можно использовать онлайн-выставление счетов, чтобы получать меньше почты на дом. Однако необходимо регулярно выполнять резервное копирование на нескольких носителях, чтобы избежать потерь. Для дополнительной безопасности следует делать резервные копии важных документов в Интернете.

Когда письма приходят, важно заранее подшить их, чтобы они не скапливались в течение нескольких месяцев в углу офиса. Срочные письма следует читать немедленно, а остальные можно отсортировать в порядке приоритета. Желательно иметь офисный органайзер для хранения важных документов, требующих действий (оплата счета, повестки и т. Д.), И документов, которые необходимо подать (банковские выписки, автоматические дебетовые счета и т. Д.). Эта уловка позволяет сразу избавиться от устаревшей бумаги, которую можно выбросить, например, от листовок и рекламы.